Назад к списку

Офисный переезд под ключ

Переезд из старого офиса в новый это очень ответственный шаг в жизни компании. Но в то же время это правильное решение - с ростом компании должна расти и место постоянной дислокации. И даже если вы оптимизируете расходы компании на аренду - переезд в новый офис является верным решением. Эта процедура не является чем-то повседневным, это особенное событие в жизни любого предприятия и проводить его нужно очень ответственно. Приостановить работу полностью на время переезда это непозволительная роскошь, ведь именно в этот момент позвонит ключевой клиент с огромным долгосрочным контрактом... и он не дозвонится, потому что сотрудники компании упаковывают вещи, отключают интернет, собирают вещи для отбытия. А мы расскажем, как правильно организовать переезд в нвоый офис без остановки рабочих процессов.


Надумали переезд? 

Если возникла мысль о смене офиса, то начинайте готовиться к этому как можно раньше. И даже, если еще не решили куда именно, все равно начинайте готовиться, потом уже будет не до этого!


Посмотрите, что вы будете забирать с собой в новый офис?

Составьте полный список имущества, который должен оказаться в новом офисе. Таким образом вы упрощаете и ускоряете организацию процесса, оказав маленькую услугу подрядчику и самим себе, потому что вы будете уверены, что все ровно в том количестве, как и было в старом офисе. Вы можете сделать это вручную, с листочком и ручкой, а можете провести инвентаризацию по выгрузке из 1С.


 Но если от клиентов нет отбоя, то вы  можете пригласить оценщика и доверить этот ответственный момент профессионалу,  а заодно получить консультацию в вопросах процесса и получить предварительную смету расходов


А теперь посмотрите: что нужно купить в новый офис?

В 9 из 10 случаев любого переезда выясняется, что для обустройства нового помещения не хватает какой-либо техники, декора или каких-то очень многозначительных мелочей. Не откладывайте покупку на потом. На изготовление офисной мебели может уйти много времени.


Спланируйте используемое пространство в новом офисе!

Продумайте, кто где и как должен сидеть заранее, и согласуйте с сотрудниками и руководством сразу, во избежание многочисленных споров на новом месте, кому комфортнее у окна, а кому у стенки. Реальный опыт... Нарисуйте схематичный план, с учетом всего необходимого: расстояние для проходов, комфортное размещение за столами. Сделайте несколько копий своего плана и раздайте своим сотрудникам и компании, которая организовывает ваш переезд. Таким образом сотрудники быстрее соориентируются на новом рабочем месте, а работники, помогающие с переездом, будут руководствоваться им для расстановки мебели.


Проинструктируйте сотрудников!

Ни для кого не должно быть сюрпризов в переезде, чтобы не наводить суеты. Оставьте одно или несколько аварийных рабочих мест, чтобы не останавливать работу вашей компании.


Все по коробочкам!

Из нашего опыта известно, что самым лучшим решением будет доверить сбор и упаковку личных вещей сотрудников... самим сотрудникам! Заранее закажите упаковочные материалы (коробки, скотч, "пупырка", стрейч-пленка) в офис. Кстати, если вы приглашали оценщика в офис, то количество упаковочных материалов, необходимых для переезда у вас уже есть. Чтобы ваши коллеги понимали, что от них требуется - вы можете составить для них видеоинструкцию. И такое было... Не забудьте все промаркировать... А вот сворачивание сервера, упаковка архива документов, а также зон общего пользования (кухни, раздевалки, ресепшн) лучше доверить профессионалам. Специалисты по офисному переезду сделают это быстро, надежно и ответственно.


Скажите арендодателю "До свидания!"

Ну или просто удостоверьтесь, что у вас нет задолженности, что администрация разрешила использование лифтов и проходных для проведения погрузочных работ, что пропуски на территорию для сотрудников компании по переезду оформлены. И в новом офисе это все тоже необходимо урегулировать.


Переезд начался!

Если вы выбрали грамотных специалистов - то вы даже не узнаете, что могли быть какие-то сложности в переезде. В вашем старом офисе продолжается работа, а в новом офисе уже ждут профессионалы на установку и сборку всей мебели согласно заранее согласованному плану. В новом офисе нужно организовать такое же количество рабочих мест, как и в старом и раздать сотрудникам личные вещи. Оставшиеся в старом офисе ресурсы отправляются дополнительным рейсом прямиком в новый, где уже во всю кипит работа. Пройдет немного времени до того, как сотрудники полностью адаптируются в новом помещении, потому что все работы по переезду прошли без лишних заморочек, мебель собрана, рабочие места подключены, вся сеть налажена и настроена. Поздравляем с новосельем!:)